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　　1 外事管理系统建立背景
　　
　　外交部已于2011年启动因公电子护照项目，并要求各外事自办单位按规定报送出国（境）团组电子信息，并要求各单位因公出国（境）人员指纹、照片、护照、身份证、户口本等信息统一采集上报；国资委要求所属央企定期上报出国（境）团组信息，对集团领导出国（境）情况需要进行备案审批。
　　
　　A集团外事管理系统是外交部、国资委的要求，更是企业自身业务发展的需求。
　　
　　A集团已有外事审批权（含护照自办权、签证自办权、邀请外国人来华权、开据出境证明权），各企业均将文件材料邮寄到总部，审核通过后再报送外交部，工作周期长且不易统计。
　　
　　A集团内部对外事管理信息化也提出了更高的要求，要求实现对人员护照、签证事项表等外事相关信息进行集中管理、信息共享，与外交部系统实现自动对接。
　　
　　2 外事管理系统建立的目标及内容
　　
　　企业应该拓展外事管理渠道，为外事工作构建全新平台[1].建立符合A集团外事局/外事局要求的外事网上办公系统，实现办公流程电子化、外事管理标准化，规范审批业务，提高审批和外事手续办理效率。通过全面规范集团基础管理流程，通过将纸质的审批单据电子化，人工审批流程自动化，实现网络办公和移动办公；通过任务管理、流程追踪、进度监控、流程督办等，实现对业务流程全过程的监控；建立与外交部数据接口，实现自动交换；建立指纹采集系统，实现应用功能与电子护照集成，并与外交部形成数据交换；通过外事办公系统的建设，节省工作时间，提高工作效率，切实为集团国际优先发展战略做好服务。
　　
　　3 企业外事管理体系的构架
　　
　　外事管理系统业务系统架构见图1,该系统主要包含以下功能点：
　　
　　（1）外事管理
　　
　　外事管理主要包含出国（境）团组申请管理和邀请外国人来华申请管理，出国（境）团组申请管理主要用于出国（境）团组的申请、审批和护照、签证等业务的办理。邀请外国人来华申请管理主要用于集团公司邀请外国人来华事项的申请、审批和业务办理工作。外事管理直接提供办理外事业务所需的各种二维码表格，批件等文件，方便快捷。
　　
　　（2）证照管理
　　
　　证照管理主要包含人员信息库和证照信息库，用于人员信息库人员信息的管理和证照信息的管理。人员信息库和证照信息库的建立，为集团公司的人员和证照信息的存储，使用，分析提供了一个良好的使用环境。
　　
　　（3）查询统计
　　
　　查询统计主要包含根据A集团外事局的要求做出的各种查询统计功能，用与对外事业务数据的统计和汇总，了解和分析。
　　
　　（4）备案管理
　　
　　备案管理为人力资源对出国人员备案信息的查询和了解提供了一个接口。
　　
　　（5）信息管理
　　
　　信息管理用于发布最新的外事业务信息和动态，方便外事办理人员及时有效地了解各种外事动态。
　　
　　（6）护签接口
　　
　　与外交部系统进行自动对接，护照签证数据上传交互。
　　
　　（7）指纹采集
　　
　　建立指纹采集系统。集成指纹采集设备，实现应用功能与电子护照集成，并与外交部形成数据交换。
　　
　　为实现A集团外事管理系统与外交部外事系统互联互通，自动上传护照、签证，外事管理系统需要访问外交部授权公网，故采用DMZ区部署方式。
　　
　　DMZ区部署方式兼顾内部系统内网使用和与外交部系统的联通。安全方面通过防火墙实现与外网的隔离和与外交部服务器通讯时的数据加密（如图2）。
　　
　　A集团外事管理系统提供了全面的外事审批流程，能够完整地实现各类团组所需审批流程（如图3）。对工作流程进行细化，使外事管理工作具有更强针对性[2].
　　
　　4 应用情况及效益评价
　　
　　（1）A集团总部以及所有事业部管理企业人员出国（境）的申报及审批全部通过外事管理系统完成，实现了外事管理创新[3].
　　
　　（2）基于信息管理系统，迄今已完成了3 000余个出国（境）团组和400个邀请外国人来华团组的申报和审批工作，达到了良好的使用效果。
　　
　　（3）通过与外交部外事系统自动对接，每年节省外勤人员出勤工作60人*天。
　　
　　（4）基于外事管理系统，协助A集团外事局出具多种查询统计报表，能够及时有效地了解整个集团的出国境人员情况和邀请外国人来华情况，对于整个集团的外事管理起到了良好的作用。
　　
　　（5）外事管理系统整体的设计和使用效果达到了最初的要求和目的，实现了外事局自行管理并办理集团外事业务的目标，实现了外事管理流程电子化、外事管理标准化，业务审批规范化，提高了外事审批和手续办理的效率。
　　
　　5 结论
　　
　　通过建立符合A集团外事管理系统，实现了外事办公流程电子化、外事管理标准化，规范审批业务提高业务审批效率。通过全面规范A集团基础管理流程，帮助A集团实现制度和行为的落地；将业务催办督办网络化和自动化，不同业务数据的关联智能化、历史数据的自动统计分析等，实现智能办公；通过任务管理、流程追踪、进度监控、流程督办等，实现对业务流程进行全过程监控和过程监控。通过外事办公系统的建设，极大地节省工作时间，提高工作效率以及集团整体对外的竞争力。
　　
　　[参考文献]
　　
　　[1]吴皎杨，关于企业外事管理工作创新的几点思考[J].经营管理者，2014（10）：83-83.
　　
　　[2]李江丽，国际工程公司如何优化外事管理模式[J].企业导报，2016（09）：41-41.
　　
　　[3]梁小娟，试论经济新常态下的企业管理创新[J].《港澳经济》，2015（35）：96-96.

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